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BIT-Software

Buchungshilfe




Inhaltsverzeichnis

Einleitung 2

Funktionen 2

Installation 3

Programmstart 3

Registrieren des Programms 3

Buchungen erfassen 3

Buchungsdatum 3

Belegnummer 3

Belegdateien 3

Beleg Scannen 3

Beleg auswählen 3

Buchungstext 4

Betrag 4

Eingabe der Konten 4

Als Standard speichern 4

Standard abrufen 4

Übertragen 5

Konfiguration 5


Einleitung

Wenn auch für den Buchhaltungsprofi die doppelte Buchhaltung völlig transparent und logisch ist so hat der Gelegenheitsbucher (wie ich) oft sichtlich Mühe, die Buchungen für seine Geschäftsfälle korrekt zu erfassen.

Die Buchungshilfe von BIT-Software Schweiz unterstützt den Nicht-Buchhaltungs-Profi bei der korrekten Erfassung der Buchungssätze für die verschieden Geschäftsfälle.

Wenn ein Geschäftsfall einmal bekannt ist kann er als Standard gespeichert und dann immer wieder aufgerufen werden. Damit werden die Konten automatisch auf der richtigen Seite eingetragen.


Das Programm ist in erster Linie für Anwender des Buchhaltungsprogramms Banana gedacht.

Andere Buchhaltungsprogramme können allenfalls auf Anfrage auch unterstützt werden, sofern diese eine adäquate Importfunktion für Transaktionen bieten.


Funktionen

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Installation

Eine eigentliche Installation ist nicht notwendig. Es muss lediglich die Programmdatei BIT-BookHelp.exe sowie die zugehörige Konfigurationsdatei BIT-BookHelp.ini in ein geeignetes Verzeichnis auf der Festplatte oder auf einem Memorystick gespeichert werden.

Programmstart

Starten Sie das Programm durch einen Doppelklick auf die Programmdatei BIT-BookHelp.exe.

Es ist auch möglich, eine Verknüpfung zur Programmdatei auf dem Desktop anzulegen.

Registrieren des Programms

Sie dürfen die kostenlose Light-Version des Programms so lang ausprobieren wie Sie möchten. Allerdings sind dabei ein paar Einschränkungen vorhanden.

Wenn Sie eine gültige Lizenz des Programms erworben haben müssen Sie die Lizenzinformationen im Info-Fenster (Menü ? -> Über BIT-BookHelp) eintragen.

Buchungen erfassen

Nach dem Start ist das Programm sofort bereit um Buchungen zu erfassen.

Wenn Sie das Programm noch nie verwendet haben sollten Sie zuerst zur Konfiguration gehen.

Ansonsten geben Sie die Daten für die Buchung ein und speichern Sie die Buchung durch einen Klick auf die Schaltfläche Speichern.

Buchungsdatum

Geben Sie das Buchungsdatum, falls es sich vom aktuellen Datum unterscheidet, ein. Klappen Sie dazu den Kalender durch einen Klick auf den nach unten gerichteten Pfeil rechts direkt neben dem Datumsfeld auf.

Belegnummer

Geben Sie für die erste Buchung eine Belegnummer nach Wunsch ein.

Bei den nachfolgenden Buchungen wird das Programm automatisch die nächsthöhere Belegnummer vorschlagen. Dieser Vorschlag kann von Ihnen jedoch jedes Mal wieder manuell überschrieben werden.

Belegdateien

Der Schweizer Gesetzgeber schreibt vor, dass alle Belege während 10 Jahren aufbewahrt werden müssen. Allerdings dürfen die Belege in elektronischer Form abgelegt werden.

Wir empfehlen jedoch, regelmässig eine Sicherung der Belegdateien auf einen externen Datenträger vorzunehmen und diesen sicher zu verwahren.

Das Programm bietet die Möglichkeit, alle erfassten Belege gleichzeitig auf 2 verschiedene Datenträger zu speichern. Wir empfehlen aber trotzdem, von zeit zu Zeit eine Sicherung auf einen externen Datenträger vorzunehmen.

Beleg Scannen

Durch einen Klick auf die Schaltfläche mit dem Scannersymbol wird automatisch der Scanner angestossen und die zuvor eingelegte Seite gescannt und auf der Festplatte gespeichert.

Beleg auswählen

Alternativ zum Einscannen kann auch eine bereits bestehende Belegdatei ausgewählt werden.

Sofern sich die ausgewählte Datei nicht im Belegorder befindet, der in der Konfiguration festgelegt ist wird eine Kopie der Datei in diesem Belegorder erstellt.

Buchungstext

Geben Sie einen aussagekräftigen Buchungstest im entsprechenden Textfeld ein.

Betrag

Klar, hier kommt der Betrag rein.

Eingabe der Konten

Es spielt keine Rolle, welches Konto auf welcher Seite des Eingabefensters gewählt wird. Das Programm generiert anhand der Benutzer-Eingaben automatisch den korrekten Buchungssatz.

Wählen Sie also die beiden beteiligten Konten aus und legen Sie bei einem der beiden Konten durch die Buttons Zunahme respektive Abnahme fest ob sich der Bestand auf diesem Konto durch den Geschäftsfall vermehrt oder vermindert. Der Buchungssatz wird dabei automatisch angepasst.

Über den Konten wird nach der Auswahl angezeigt, zu welcher Kontenklasse das ausgewählte Konto gehört.

Wenn die Kontonummer nicht bekannt ist kann mit der Maus auf das Texteingabefeld direkt unterhalb des gewünschten Kontenauswahlfeldes geklickt und dann das Konto anhand eines vorkommenen Textes gesucht werden. Um Beispielsweise das Konto 6521 – Spenden, Vergabungen zu finden reicht es, im Eingabefeld verg einzutippen. Das gefundene Konto wird direkt in der Kontenliste ausgewählt.

Als Standard speichern

Die aktuell eingestellten Konten können als Standard-Geschäftsfall gespeichert und für weitere Buchungen immer wieder abgerufen werden. Dies ist vor allem Sinnvoll für wiederkehrende Buchungen wie z.B. Miete, Versicherungsprämien, Ratenzahlungen etc.

Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Als Standard Speichern.

Wichtig: Dieser Schritt muss vorgenommen werden bevor die aktuelle Buchung gespeichert wird!


Geben Sie eine prägnante Kurzbezeichnung und einen aussagekräftige Beschreibung ein.

Ein allfällig bereits bestehender Standard-Geschäftsfall mit der gleichen Kurzbezeichnung wird überschrieben.

Es kann auch ein Standardtext definiert werden, der bei der späteren Auswahl dieses Standard-Geschäftsfalls direkt vorgegeben werden soll. Mit der Cursorpositionierung wird festgelegt, wo der Cursor nach Auswahl dieses Standard-Geschäftsfalls stehen soll. Meistens wird dabei Cursor an's Textende sinnvoll sein, damit der Vorgabetext für die jeweilige Buchung ergänzt werden kann.

Für wiederkehrende Buchungen mit gleichem Betrag (Miete, Prämien, Löhne etc.) kann auf der Betrag vorgegeben werden. Selbstverständlich kann auch dieser bei Bedarf nach Auswahl dieses Standard-Geschäftsfalls nachträglich geändert werden.

Standard abrufen

Ein als Standard gespeicherter Geschäftsfall kann aus der Liste der Standard-Geschäftsfälle ausgewählt werden nachdem die Liste durch einen Klick auf die Schaltfläche Standard-Geschäftsfälle geöffnet wurde:


Der entsprechende Eintrag kann mittels Doppelklick oder durch Anwahl und Klick auf die OK-Schaltfläche ausgewählt werden.


Übertragen

Irgendwann ist es an der Zeit, die offenen Buchungen zum Buchhaltungsprogramm zu übertragen.

Führen Sie zu diesem Zweck die Menüfunktion Datei -> Offene Buchungen übertragen aus. Je nach Übertragungsmethode sollte dabei das Buchhaltungsprogramm selbst gestartet sein oder eben auch nicht.

Kontrolle der offenen Buchungen

Rechts unten wird jeweils angezeigt, wie viele offene Buchungen derzeit vorhanden sind.

Durch einen Mausklick auf diese Schaltfläche wird eine Liste mit den offenen Buchungen angezeigt.



Konfiguration

Die Konfiguration erfolgt über den Menüpunkt Datei -> Programm-Einstellungen:





Durch einen Mausklick auf die Schaltfläche Übernahme wird der Kontenplan aus dem Banana Buchhaltungsprogramm übernommen. Dazu darf das Buchhaltungsprogramm (Banana) auf dem Rechner nicht gestartet sein.





Mit den entsprechenden Ordnersymbolen können die jeweiligen Dateien auf dem eigenen Rechner gesucht und ausgewählt werden.


Für Preise und Versionen klicken Sie bitte hier.


Hinweis:

Banana ist ein geschützter Markenname der Banana.ch SA – Lugano (Switzerland)


Copyright:

BIT-Software Schweiz

Christian Schifferle

2012